Măng tây mùa xuân đặc biệt của bạn bán hết lúc 7:10 tối. Vào lúc 7:12 tối, một vị khách quét mã QR của bạn, thấy mã này vẫn còn, đặt hàng và máy chủ của bạn phải thực hiện bước quay lại khó xử. Thời điểm đó không phải là “vấn đề về thực đơn”. Đó là một vấn đề về quy trình làm việc.
Các món đặc biệt theo mùa được cho là mang lại cảm giác dễ dàng và tươi mới. Về mặt hoạt động, chúng hoàn toàn ngược lại: mặt hàng mới, số lượng hàng tồn kho có hạn, thay đổi về giá, câu hỏi của nhân viên và nguy cơ thường xuyên cho khách thấy những thứ bạn không thể cung cấp. Bản sửa lỗi không hoạt động mạnh hơn hoặc in ít phần chèn hơn. Cách khắc phục là xây dựng quy trình cập nhật menu đặc biệt theo mùa giúp cập nhật thường xuyên, được kiểm soát và đủ nhanh để theo kịp dịch vụ.
Tại sao quy trình cập nhật thực đơn đặc biệt theo mùa lại quan trọng
Thực đơn theo mùa tạo ra nhiều sự kiện thay đổi hơn thực đơn cốt lõi của bạn. Bạn đang trao đổi nguyên liệu, thử nghiệm các món ăn, điều chỉnh giá dựa trên giá thị trường và phản ứng với những gì thực sự đến từ các nhà cung cấp. Nếu những thay đổi đó không được quản lý theo cùng một cách mọi lúc, bạn sẽ gặp phải sự thiếu nhất quán: một ca sẽ thông báo với khách rằng "chúng tôi đã hết chỗ", một ca khác vẫn bán hàng và các kênh trực tuyến của bạn sẽ khác xa với những gì thực tế trên sàn.
Có một sự đánh đổi ở đây. Bạn càng kiểm soát chặt chẽ các thay đổi thì bạn càng an toàn - nhưng bạn có thể trở nên chậm chạp hơn. Mục tiêu không phải là tạo ra quan liêu. Nó quyết định những cập nhật nào cần xem xét (các mặt hàng mới, thay đổi về chất gây dị ứng, thay đổi giá) và những cập nhật nào sẽ diễn ra ngay lập tức (86, ghi chú số lượng có hạn, “có sẵn sau 5 giờ chiều”).
Xác định ba loại sản phẩm đặc biệt bạn thực sự chạy
Hầu hết các nhà hàng đều nói “món đặc biệt”, nhưng chúng thường là sự kết hợp của ba thực tế rất khác nhau.
Đầu tiên, bạn đã lên kế hoạch cho các tính năng theo mùa. Đây là những mặt hàng bạn muốn tiếp thị, đào tạo và duy trì trong nhiều tuần. Thứ hai, bạn có các mặt hàng thị trường ngắn hạn phụ thuộc vào những gì xuất hiện trong ngày hôm nay hoặc cuối tuần này. Thứ ba, bạn có những thay đổi về tình trạng sẵn có theo thời gian thực - các tình huống 86 và “chỉ còn 6” xảy ra giữa dịch vụ.
Một quy trình làm việc thông minh sẽ xử lý từng quy trình một cách khác nhau. Các tính năng theo mùa được lên kế hoạch sẽ có một quá trình xây dựng thực sự. Các mặt hàng trong chợ có đường đi nhẹ hơn, nhanh hơn nhờ có lan can. Những thay đổi trong thời gian thực có được đường dẫn cập nhật không ma sát mà bất kỳ người quản lý đang làm nhiệm vụ nào cũng có thể thực hiện trong vòng chưa đầy một phút.
Quy trình cập nhật thực đơn đặc biệt theo mùa (dành cho ngày thứ Sáu bận rộn)
Quy trình làm việc chỉ hoạt động nếu phù hợp với nhịp độ của nhà hàng. Đây là cấu trúc thực tế mà người vận hành có thể chạy hàng tuần, với “chế độ dịch vụ” nhanh hơn khi mọi thứ thay đổi nhanh chóng.
Bước 1: Bắt đầu với một nguồn sự thật duy nhất
Chọn một nơi nơi các sản phẩm đặc biệt tồn tại trong khi chúng được tạo. Không phải một chuỗi văn bản, không phải ứng dụng ghi chú của ai đó, không phải một bức ảnh danh sách viết tay. Nhà bếp, quầy bar và FOH của bạn đều phải xem xét cùng một bản phác thảo.
Điều này quan trọng nhất đối với các thành phần và chất bổ sung. Nếu trong món ăn có “đường dốc” và bản nháp ghi “hành lá”, thì ai đó sẽ trả lời sai câu hỏi của khách và đó là cách xảy ra dị ứng và comps.
Bước 2: Viết những điều đặc biệt giống như khách đọc chúng
Các món đặc biệt không xuất hiện trên thực đơn vì hai lý do trái ngược nhau. Hoặc là chúng quá mơ hồ (“cá tươi, lựa chọn của đầu bếp”) hoặc chúng quá phức tạp (“cá cám đánh bắt trên dây, nghệ tây, chanh bảo quản, măng tây, phấn hoa thì là”).
Bạn muốn một cái tên báo hiệu nó là gì, một mô tả giải thích những gì quan trọng và các chi tiết tùy chọn giúp giảm bớt câu hỏi. Một thử nghiệm tốt là liệu máy chủ mới có thể tự tin mô tả nó sau khi đọc nó một lần hay không.
Giữ sự nhất quán với phần còn lại của thực đơn của bạn. Nếu thực đơn cốt lõi của bạn sử dụng các mô tả ngắn gọn và hấp dẫn, đừng đột ngột viết một đoạn văn cho một món đồ theo mùa. Khách đọc nhanh hơn chúng tôi nghĩ.
Bước 3: Quyết định quy tắc đặt giá trước khi bạn đặt giá
Đây là lúc nhiều đợt triển khai theo mùa trở nên lộn xộn: giá được đặt một lần, sau đó giá thị trường thay đổi, sau đó ai đó lặng lẽ thay đổi lại và bây giờ không ai biết cái gì đã được "phê duyệt".
Trước khi xuất bản, hãy quyết định cách bạn sẽ xử lý sự biến động. Bạn có đang đặt giá cố định cho mùa này không? Bạn có cho phép một khoảng giá không (ví dụ: “thị trường + $X” phía sau)? Hay bạn sẽ dán nhãn đó là giá thị trường và đào tạo nhân viên cho phù hợp?
Nó phụ thuộc vào khái niệm của bạn. Một quán cà phê lân cận có thể cần sự ổn định về giá để tạo niềm tin cho khách hàng. Thanh thô có thể cần tính linh hoạt để bảo vệ lợi nhuận. Điều quan trọng là phải đồng ý trước để việc cập nhật không phải là những quyết định mang tính cảm tính trong quá trình chuẩn bị.
Bước 4: Khóa sớm các chất gây dị ứng và nhãn dinh dưỡng
Các mặt hàng theo mùa thường giới thiệu những nguyên liệu mới không theo nhịp điệu bình thường của bạn: các loại hạt, động vật có vỏ, vừng, một số loại pho mát, nước sốt đặc biệt. Đó chính xác là lúc sai lầm xảy ra.
Xử lý chất gây dị ứng và ghi nhãn chế độ ăn uống như một phần của việc tạo ra các món ăn, chứ không phải là “đánh bóng thực đơn” sau này. Ngay cả khi bạn không liệt kê mọi chi tiết, bạn vẫn có thể nhanh chóng trả lời: nó có chứa các chất gây dị ứng chính không, nó có chứa gluten như đã viết không, nó có thể được sửa đổi không và nhân viên nên đề cập đến những rủi ro tiếp xúc chéo nào?
Nếu bạn phục vụ khách quốc tế, đây cũng là lúc dịch thuật đóng vai trò quan trọng. Một cách dịch sai có thể biến “contains Peanuts” thành một điều gì đó mơ hồ, mơ hồ là nguy hiểm.
Bước 5: Phân công vai trò chứ không phải phân công người
Nhà hàng có doanh thu, ngày nghỉ, chia ca. Quy trình làm việc bị gián đoạn khi họ dựa vào một người cụ thể. Thay vào đó, hãy phân công vai trò.
Đối với các tính năng theo mùa đã được lên kế hoạch, bạn thường cần chủ sở hữu mặt hàng (đầu bếp hoặc trưởng quầy bar), người phê duyệt giá (chủ sở hữu hoặc GM) và nhà xuất bản (người quản lý hoặc trưởng nhóm tiếp thị). Để thay đổi tình trạng sẵn có theo thời gian thực, bạn cần có quy tắc rõ ràng “ai có thể 86”: thường là người quản lý đang trực.
Nếu bạn ở nhiều địa điểm, hãy thêm một vai trò nữa: kiểm tra tính nhất quán của thương hiệu. Ai đó cần xác minh cách đặt tên, định dạng và danh mục khớp với nhau giữa các cửa hàng, ngay cả khi các mặt hàng có khác nhau.
Bước 6: Xuất bản theo cách không tạo ra sự lộn xộn của menu
Các món đặc biệt theo mùa phải dễ tìm nhưng không nên làm lộn xộn toàn bộ thực đơn. Cách tiếp cận rõ ràng là phần “Theo mùa” hoặc “Tính năng” dành riêng, cùng với vị trí chiến lược để tăng cường đặt hàng (chẳng hạn như thêm cocktail theo mùa vào phần cocktail).
Sự đánh đổi là rủi ro trùng lặp. Nếu mặt hàng xuất hiện ở hai nơi, cả hai nơi phải cập nhật cùng nhau khi bạn 86 hoặc thay đổi giá. Nếu hệ thống của bạn không thể đảm bảo điều đó, hãy giữ nó ở một vị trí và sử dụng hướng dẫn máy chủ và định vị mạnh mẽ.
Bước 7: Chuyển sang “chế độ dịch vụ” để có thể xem trực tiếp
Những món đặc biệt nhất trên thế giới sẽ trở thành vấn đề về trải nghiệm của khách nếu chúng không chính xác. Xây dựng quy tắc chế độ dịch vụ đủ đơn giản để tuân theo trong lúc vội vã.
Khi thứ gì đó bán hết, người quản lý trực có thể thực hiện một trong ba hành động ngay lập tức: đánh dấu là đã bán hết, ẩn nó hoặc thêm ghi chú như “số lượng có hạn, hãy hỏi máy chủ của bạn”. Việc bạn chọn cái nào phụ thuộc vào phong cách phục vụ của bạn. Ăn ngon có thể thích một nơi ẩn náu yên tĩnh. Một khái niệm thông thường có thể thích sự minh bạch của “hạn chế”.
Nếu menu dựa trên QR của bạn, chế độ dịch vụ là nơi bạn giành chiến thắng. Chỉnh sửa một lần, xuất bản và mọi bảng đều nhìn thấy sự thật giống nhau.
Bước 8: Huấn luyện với kịch bản trước ca 90 giây
Các chương trình đặc biệt theo mùa không cần phải có cuộc họp đào tạo đầy đủ mọi lúc. Họ cần sự nhất quán. Một đoạn mã ngắn trước ca làm việc bao gồm nội dung, cách mô tả, nội dung cần bán với nó và chú thích chính về dị ứng sẽ ngăn ngừa hầu hết các vấn đề.
Bạn cũng muốn có một dòng “nếu chúng tôi hết” mà mọi máy chủ đều có thể sử dụng. Khách không bận tâm đến việc bán hết hàng cũng như lo lắng về sự nhầm lẫn.
Bước 9: Đánh giá hiệu suất hàng tuần, không theo cảm xúc
Một số sản phẩm đặc biệt thất bại vì chúng không tốt. Nhiều công ty thất bại vì không được định vị, định giá hoặc đặt tên chính xác.
Chọn một nhịp đánh giá hàng tuần và bám sát nó. Hãy xem những gì đã bán được, những gì không và những gì được hỏi nhiều nhất. Nếu bạn có khả năng phân tích menu, điều này sẽ sắc nét hơn: bạn có thể xem những gì đã xem so với những gì đã đặt hàng. Lượt xem cao và đơn đặt hàng thấp thường có nghĩa là giá cả, mô tả hoặc độ tin cậy của máy chủ không cao. Lượt xem thấp có nghĩa là vấn đề nằm ở vị trí và khả năng được khám phá.
Vấn đề là đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và nhận dạng mẫu chứ không phải phản ứng trực tiếp sau một ngày Thứ Ba chậm chạp.
Nơi hầu hết các quy trình công việc bị hỏng (và cách ngăn chặn nó)
Họ phá vỡ ở bàn giao. Kitchen viết bài đặc biệt, FOH nghe một phiên bản của nó, ai đó cập nhật thực đơn sau, rồi người khác thay đổi giá trên bảng đen, và bây giờ bạn có ba sự thật.
Chúng cũng bị hỏng khi việc dịch và ghi nhãn được coi là tùy chọn. Nếu bạn cung cấp nhiều ngôn ngữ hoặc bạn có khách dựa vào chế độ ăn uống rõ ràng, thì một mặt hàng theo mùa không được dịch hoặc dán nhãn sẽ tạo ra sự hiếu khách không đồng đều.
Và cuối cùng, chúng bị hỏng khi công cụ hoạt động chậm. Nếu xuất bản mất quá nhiều bước, mọi người sẽ tránh cập nhật. Sau đó, độ chính xác chết lặng lẽ.
Một cách thực tế để chạy điều này với một menu kỹ thuật số
Nếu bạn đang sử dụng nền tảng menu kỹ thuật số, quy trình làm việc sẽ ít xoay quanh “cách chúng tôi in lại” mà tập trung nhiều hơn vào “cách chúng tôi kiểm soát các chỉnh sửa”. Mục tiêu của nhà điều hành rất đơn giản: chỉnh sửa một lần, xuất bản nhanh và tin tưởng rằng mọi mã QR đều phản ánh sự thay đổi ngay lập tức.
Một nền tảng như Kiuar.menu được xây dựng dựa trên thực tế của nhà điều hành đó: một không gian làm việc trên web nơi bạn có thể cập nhật các mặt hàng theo mùa, đẩy các thay đổi trong vài giây, giữ cho thương hiệu nhất quán và xử lý menu đa ngôn ngữ cũng như ghi nhãn chế độ ăn uống mà không cần sử dụng các công cụ bổ sung.
Ngay cả với phần mềm tốt, bạn vẫn cần các quy tắc của con người: ai phê duyệt cái gì, cách bạn xử lý việc bán hàng và khi nào bạn đánh giá hiệu suất. Công nghệ chỉ giúp bạn có thể tuân theo các quy tắc trong quá trình phục vụ.
Tiêu chuẩn khiến du khách hài lòng
Khách hàng không phán xét quy trình làm việc của bạn. Họ đánh giá thời điểm. Họ đánh giá xem thực đơn có phù hợp với những gì có sẵn hay không, liệu nhân viên có trả lời một cách tự tin hay không và liệu nhu cầu ăn kiêng có được giải quyết rõ ràng hay không.
Quy trình cập nhật thực đơn đặc biệt theo mùa tốt nhất là quy trình mà nhóm của bạn thực sự có thể chạy khi bận, ồn ào và bạn không dùng được máy chủ. Hãy xây dựng nó sao cho hành động dễ dàng nhất là hành động chính xác, sau đó hãy để thực phẩm của bạn bán được hàng.
